“Tips” para hacer un Plan Estratégico y que funcione

Businessman and business sketch

Me encontraba tomando el café mañanero en mi despacho a principios de Enero de 2015, haciendo el repaso de cómo habíamos acabado el año anterior. En breves minutos, entraría al despacho de Fernando, mi jefe y sin embargo amigo tras este primer año, para comentar el informe.

Fernando había “tirado del carro reventando caballos” durante el último trimestre de 2013 para hacer realidad el documento del Plan Estratégico Servef 2014-2020, que sería aprobado en Consejo General a mediados de Enero del año siguiente; todavía me hacía cruces de cómo lo había conseguido.Mi incorporación al Servicio Valenciano de Empleo y Formación, al frente de la dirección gral. de planificación y servicios, había tenido como objetivo llevar a cabo la implantación y crear un entorno de mejora continua.

Los miembros de mi equipo habían elaborado el informe y el día anterior, yo mismo había hecho un “summary report”, que ahora estaba repasando. Los datos fríos del excel de seguimiento, arrojaban un grado de ejecución  de una ambiciosa planificación para 2014, muy cercano al 80%. El diagrama de Gantt con el que habíamos comenzado a trabajar en enero del año anterior y que con dificultad habíamos impreso en un solo A3, apenas dejaba ver el detalle por el tamaño microscópico de letra, pero la gráfica sí daba una idea muy elocuente de dónde estábamos.

Miguel Angel MolineEstaba contento; lo habíamos “currado” bastante. Atrás quedaba un año de intensas reuniones, rotuladores gastados en la pizarra que instalamos en mi despacho, visitas empresas para explicar nuestro nuevo modelo de servicios y a las oficinas de empleo comprobando in situ cómo se  implementaban los cambios….y miles de asuntos más, que en su conjunto habían hecho posible el trabajo de todo el equipo…. Aunque no habíamos llegado al 100%, en un año habíamos llevado a cabo más de la mitad del total de ejecución de todo el Plan.

Un Plan Estratégico no es un fin, es una herramienta que nos permite alcanzar unos resultados. Por eso mismo y al igual que hacemos cuando definimos objetivos, debemos tener presente que nuestro Plan debe cumplir requisitos básicos:

  • Para qué lo hacemos: cual es nuestra misión y visión como organización
  • Que sea un reto, porque sin ese componente, carecemos del incentivo de la mejora y por tanto, posiblemente también de motivación.
  • Que sea factible, que sea realizable. De nada nos sirve hacer un brindis al sol y engañarnos a nosotros mismos. Eso resulta muy caro…
  • Que se pueda planificar: esto es, que podamos establecer un calendario coherente de actuaciones, asignando recursos adecuados tanto humanos como materiales
  • Que se pueda medir, porque de otra forma no tendremos forma de saber donde estamos y si avanzamos o no.

Y además yo añadiría un sexto elemento:

  • Que sea un vehículo integrador entre quienes lo llevan a cabo (nivel interno) y el resto de stakeholders en general (todo el entorno).

Migue Angel MolineCuando empecé a estudiar el Plan, tuve especial atención en revisar esos puntos. A la hora de confeccionarlo, se habían llevado a cabo un ejercicio minucioso de análisis interno y externo, un diagnóstico inicial con la participación online de cerca de 11.000 desempleados y empresas (clientes) y 679 empleados del Servef (de un total de 1.400); habían colaborado además de la organización propia, los principales agentes sociales, esto es, alrededor de 60 personas de los Servicios Centrales, Territoriales, oficinas de empleo, sindicatos, patronal….en grupos de trabajo que fueron emitiendo informes que sirvieron para elaborar un DAFO muy completo y futuras líneas de actuación.

Una estructura adecuada, partiendo de la necesidad de llevarlo a cabo, proporcionando objetivos estratégicos coherentes con el propósito (misión) y la visión,  y ejes de actuación que conducían a objetivos específicos….

En realidad, aunque todo es mejorable, partíamos de un muy buen “manual” o guía para llevar a cabo la transformación.

Cuando asumí la dirección general en el Servef, no conocía a las personas que serían mis colaboradores. Tampoco conocía bien la temática ni los procesos, pero si tenía muy clara la misión y los objetivos que emanaban de ella. Por lo tanto, tocaba aprender (y rápido); el equipo cumplía los requisitos básicos: personas que dominaban su trabajo y entorno, mucha ilusión, actitud proactiva…De manera que si, tendríamos que trabajar mucho, pero habían buenos mimbres. Desde aquí desmiento rotundamente el mito despectivo de que “todos los funcionarios son iguales”.

En un post anterior, comentábamos  “8 Claves para enfocarte a resultados…y a las personas” . No vamos a repetir conceptos que aquí son de absoluta aplicación, pero si insistiremos en lo esencial: los logros los llevan a cabo personas, la clave consiste en cómo planteas los proyectos con ell@s y en el apoyo y seguimiento que aportas.

El primer paso fue consensuar y asignar responsabilidades a cada miembro del equipo, incluido yo mismo. El siguiente, establecer prioridades y un calendario de revisiones……y a continuación, remangarse y empezar a definir objetivos concretos para hacer que las cosas ocurrieran…..

Bueno, durante ese año tuvimos de todo 😉 . Momentos duros, más duros….y también muy satisfactorios cuando las cosas salían….

¿Nos dejamos temas por terminar? pues claro! Ser ambicioso cuando se persiguen metas no es garantía de éxito, aunque sí es necesario para conseguirlas. En cualquier caso, no olvidemos que era (es) un Plan a 4 años (2014-2020), y estábamos al comienzo…Los logros alcanzados se explicaron en el Consejo Gral del Servef en Abril 2015, y la verdad es que su redacción exceden los límites aconsejados de un post…si tienes curiosidad, dímelo y te comento a parte.

¿Se podían haber hecho las cosas mejor? posiblemente. A toro pasado y en perspectiva, es más fácil “ser catedrático”….sin embargo, siempre he considerado mucho más rentable tener algo que mejorar, que seguir trabajando en lo perfecto sin ponerlo en marcha.

Lo cierto es que cuando el equipo directivo del Servef nos despedimos en el Consejo General como resultado del cambio de Gobierno, tuvimos el reconocimiento explícito de los sindicatos presentes además de la patronal (y consta en acta)…algo insólito en los tiempos que vivimos. Sirvan estas lineas como reconocimiento a todas las personas que hicieron posible ese proceso de transformación 😉

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